近年、スマートホームなどのIoTやAIを駆使した新しい「家」の形が普及し、私たちの暮らしがより快適に過ごしやすくなっています。今回は「家」ではなく「オフィス」をより働きやすい環境にする「スマートオフィス」について紹介します。

スマートオフィスとは、IoTやAIなどのデジタル技術を導入して、オフィス内の空調や照明などを自動で最適な状態に制御できるという最新鋭のオフィスのことを指します。また、建物内にある各種整備とネットワークで接続されたloTセンサーがオフィス内のあらゆるデータを自動で収集・分析を行うことで、空調システムや照明機器などを自動的に制御します。国内でのスマートオフィス化はまだ多くありませんが、海外では着実に拡大をしており、今後国内でも多くの企業が導入すると予想されています。

IoT（Internet of Things）＝「モノのインターネット」と呼ばれ、様々なモノをインターネットに接続することで、もっと便利に使うための技術のことを指します。この技術を使うと、家電をスマートフォンから操作したり、現在の部屋の温度や湿度を遠隔地から把握できるようになります。

スマートオフィス導入のメリット「生産性の向上」

スマートオフィスを導入する最大のメリットとして「生産性の向上」があげられます。では、なぜ生産性が向上するのでしょうか。

生産性の向上

生産性とは、その仕事にかけた時間や資源に対し、どのくらいの成果が得られたかを表します。この生産性をあげるために最も重要なのが「快適な労働環境」ともいわれるほど、仕事をする場所が大切であることがわかります。また、労働環境の改善に継続して取り組んでいる企業は「生産性が高い企業」といわれています。

好きな空間で仕事ができる

オンラインでオフィス内の空席情報、空き部屋情報がわかり、利用状況・利用予約をスムーズに行うことができるため、フリーアドレス（オフィス内で固定席を持たずに自分の好きな席で仕事ができる）席や集中ブースなど、従業員の必要に応じた仕事環境を提供することが可能です。最近ではリモートワークや時差出勤などが導入され、いつどこで誰がオフィスにいるのかが一目で確認できることも利点の一つです。
また、空調や照明が自動で制御されているため、時間や天候によらず、いつでも最適な環境を保てます。

従業員のストレス軽減

働く場所を選ぶことができるようになることで、オフィスへの出社が義務ではなくなります。満員電車に乗らないことで、精神的なストレスも軽減できます。それが心身を健全にし、さらに業務に対するモチベーションや貢献意欲の向上につながります。
さらに、ウェブラルセンサーで従業員の体調や心理状態の分析を行い、危機情報を管理者にアラームで知らせることで過労による病気などを未然に防ぐこともできます。

業務の見直しと最適化

IoTで多用されているネットワークカメラを使用することで、本社だけでなく遠くにある支店に勤務する社員の様子を見ることもできます。録画した映像をもとに本社と社員の働き方を比較したり、業務の改善や勤怠管理などを遠隔で見直したりすることも可能です。
例えば、備品の発注は大切な仕事の一つですが、在庫の確認から発注までにかけての作業は意外と時間がかかります。在庫がどのくらいになったら発注をかける、特定の時期には多めに発注するなどのデータを組み込むことで、継続的な発注作業を自動で行うようになり、時間の使い方を効率化できるようになります。また、備品の発注だけでなく、単純作業などを自動化することで、日常業務の無駄を省き、自分の主となる仕事のために時間を費やすことができるようになります。

これらがすべて重なり、総合的な「生産性の向上」を見込めます。

オフィスセキュリティの強化

顔認証システムや網膜スキャンなどの生体認証を利用することで、セキュリティ強化にもつながります。社員証やカードキーなど持ち運ぶ必要もなく、紛失の危険性もなくなります。

スマートオフィスは使用者のみならず、「オフィスの固定費を削減したい」「稼働効率をあげたいけれど、過度な稼働は避けたい」などといった提供者にもメリットがあります。それはリモート環境を整えることで従来のオフィススペースを削減することや、リアルタイムで働いている人の稼働時間や心理状態が把握することです。また、これまであった「照明のつけっぱなし」や「空調のつけっぱなし」などについても、スマートオフィスの導入により、人がいなくなったタイミングで自動的に照明や空調を消すことで、コスト削減にもつながります。

まとめ

スマートオフィスは利用者にも提供者にもメリットがあり、大変魅力的だとおわかりいただけたかと思います。ただし、一気にオフィス設備をスマート化するには膨大なコストがかかったり、従業員等が対応するための時間が必要になったりということも考えられます。まずは照明だけ、空調だけ、入室システムだけといったかたちで、少しずつスマート化していくのはいかがでしょうか。